Personas y Cultura

Planificación y preparación de reuniones

Planifiquemos:

* Determinar los objetivos que se pretenden conseguir
* Realizar una estimación de la rentabilidad de la reunión
* Elaborar una lista de los asistentes idóneos para la comunicación grupal
* Preparar los documentos i los datos que será necesario que sea revisado antes de participar

Luego, hay que confeccionar el orden del día que incorporará los temas urgentes, respectando una graduación de dificultad creciente y dejando para el final un tema que genere una percepción positiva.

– “Norma del orden del día en forma de campana” de John E. Tropman:

 

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– Contenido de las reuniones:

* Objetivos y recompensas
* Cambios organizativos
* Reglas y normas

Hace falta precisar el lugar, la fecha y la hora (tanto de incio com de fin) y procurar que la reunión no exceda de los 90 minutos.

– Registro de una reunión según Steve Smith:

Equipo:____________________________                    Fecha:___________________________

Miembros presentes:____________________________________________________________

Visitantes:_____________________________________________________________________

 

1. Tema/asuntos:_______________________________________________________________

Puntos Clave:__________________________________________________________________

Decisiones

Responsables de las acciones

Fecha límite

     
     

 

2. Tema/asuntos:_______________________________________________________________

Puntos Clave:__________________________________________________________________

Decisiones

Responsables de las acciones

Fecha límite

     
     

 

(Continúa para todos los temas)

Fecha reunión siguiente:                                                                                           Hora y lugar:

______________________________                              ______________________________________

– RESUMEN: Se debe determinar el tema a tratar, a quién hay que convocar y que resultados esperamos.

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